CONSIDERACIONES GENERALES
Mediante la orden de compra (PO), los importadores manifiestan su deseo de realizar una compra en China, se trata de un procedimiento formal. La otra parte, es decir, el proveedor, deberá emitir la factura de proforma (PI), en la que muestra la intención de vender los productos y en las condiciones que van aparecer en la factura.
Parece que se trata de un procedimiento de otros tiempos, en los que la tecnología no jugaba un papel tan fundamental, pero no es así, es algo que debemos tener en cuenta a la hora de comenzar cualquier importación a China. Y en caso contrario, no podrá conllevar más de un problema.
ORDEN DE COMPRA (PO)
¿Qué es?
La orden de compra es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor.
¿Cuándo vamos a necesitar una orden de compra?
Cuando el proveedor nos la solicite, le enviaremos el documento original y además es una forma de formalizar la situación y por tanto de darle validez. Se trata del paso necesario para comenzar de manera segura una importación.
Documentos e información que debe de aparecer en nuestra orden de compra.
Con carácter general nuestra orden de compra deberá incluir:
- Nombre del producto
- Materiales
- Colores
- Archivos adjuntos
- Normas aplicables y requisitos que debe cumplir
- Cantidad del producto que deseamos
Junto con toda esta información de nuestro producto, también debemos de incluir información sobre nuestra empresa.
- Todos los datos que permitan identificar a nuestra empresa
- Número de orden de compra
- Deberemos establecer una orden de compra
- Información del proveedor
- Lugar donde se debe de realizar la entrega
- Plazos de entrega
- Incoterms
Por último, podemos incluir el precio unitario, pero debemos ser conscientes que este precio puede sufrir alguna variación, por lo que solo será importante como una orientación para realizar nuestras consideraciones iniciales a nivel financiero, pero nunca más allá.
Si bien establecer un precio indicará al proveedor que no aceptaremos grandes cambios en el mismo y así estableceremos los puntos iniciales de nuestra negociación.
Formas de enviar la orden de compra
Lo más sencillo y lo que recomendamos desde Imporalia es el envío mediante correo electrónico, adjuntado el documento en formato PDF. Y no deberemos remitir copia al fabricante.
Debemos enviar una orden de compra en cada importación.
A pesar de su importancia, muchos importadores no llevan a cabo este trámite para ganar algo de tiempo y por no estar constantemente redactando órdenes de compra. Debido a que no es una obligación una vez asentada la relación con nuestro proveedor podemos solicitar el envío de una nueva factura sin tener que adjuntar una orden de compra.
Aunque si sería conveniente enviar un documento en el que se especifique toda la información de nuestro producto, plazos, requisitos y demás información que pueda resultar útil al proveedor y a la vez nos evite a nosotros problemas innecesarios y de muy fácil solución si tomamos las medidas adecuadas. Es perfectamente correcto enviar a su proveedor un correo electrónico solicitándole que emita una nueva factura, sin adjuntar una orden de compra.
FACTURA DE PROFORMA (PI)
¿Qué es?
En primer lugar, no se trata de una factura comercial. Sino que es el documento que especifica los detalles de una futura factura.
Motivos por los que debemos exigir la Factura proforma.
Cierra el proceso de comunicación con el proveedor, además el paso preliminar a la posterior importación. En ella el vendedor se va a comprometer a realizar la venta de los productos en ella establecida y a los precios que aparecen.
Cuando hayamos aceptado la proforma, el proveedor debe de facilitarnos la factura. Debemos conocer la diferencia entre la factura proforma y la final, pues son muchos los importadores que desconocen las diferencias, y sinceramente las mismas son significativas.
Será habitual que nos encontremos referencia a esta factura bajo la denominación PI.
¿Qué debe de aparecer en la factura proforma?
- Detalles del cliente
- Detalles del proveedor
- Dirección de entrega así cono el puerto de descarga
- Información sobre el producto
- Uno de los puntos estrella, el precio unitario
- detalles de cuenta bancaria
¿Estafas a la hora del pago?
Para evitar sufrir una estafa debemos comprobar una serie de detalle básicos con el cual realizaremos una serie de averiguaciones básicas, que nos harán saber si estamos a punto de ser estafados.
Comprobaciones:
- El nombre del comprador debe de coincidir con el de proveedor
- El beneficiario de la cuenta bancaria tiene que coincidir con el proveedor
- La cuenta bancaria debe de estar ubicada en China continental
Si no se dan alguna de estas circunstancias, deberemos de aumentar las precauciones y si finalmente no estás seguro de tu importación no la lleves a cabo.
