Desarrollar un manual de usuario para productos importados de China

LA IMPORTANCIA DE LOS MANUALES DE USUARIO

Los manuales del producto, o las guías de usuario, no solo son un documento que ayuda al usuario, en muchos casos es un documento obligatorio si estás importando y vendiendo dentro de la Unión Europea. 

Dependiendo del producto, es posible que el manual sea requerido en aduanas, por ello, es de vital importancia conocer las exigencias de nuestro producto antes de proceder con la importación. Esto, nos hará que ahorremos mucho tiempo y dinero en el futuro. 

En este post, algunos de los temas importantes a los cuales vamos a hacer frente serían: 

• ¿Para qué tipo de producto se requiere un manual?
• ¿En qué casos no se requiere un manual de producto?
• ¿Qué información debe incluirse en el manual?
• ¿Qué sucede si no tengo un manual para mi producto importado?

¿ES OBLIGATORIO TENER UN MANUAL EN TODAS LAS CATEGORÍAS DE PRODUCTO?

No es obligatorio para todos los productos. Si estamos importando, por ejemplo, alfombras o peluches, no necesitaremos un manual de producto.

Esto no quiere decir, que el producto que importemos independientemente de que sean alfombras o peluches, no lleven un documento que acredite que son seguras de utilizar.

Todos los productos que entran en la UE desde China o desde otro país asiático, deben de acreditar que pueden ser utilizados por el consumidor sin ningún tipo de impedimento. Esto, sobretodo, si es un producto enfocado a niños.

Esto significa que, aunque no lleven un manual en sí del producto, si deberán demostrar que pueden ser utilizados por un consumidor europeo sin que dicho consumidor sufra ningún tipo de problema. 

Para entender esto último con un ejemplo más claro, imaginaros que estamos importante un muñeco de peluche tamaño llavero. En este caso, es posible que sea peligroso para niños o bebes de cierta edad, los cuales pueden llevárselo a la boca y tragarlo. En productos que cumplen con este tipo de problemas, es importante hacer hincapié en que existen ciertos riesgos por los cuales el producto no esta recomendando hasta partid de cierta edad.

¿EXISTE ALGUNA CATEGORÍA DE PRODUCTO EN LA CUAL SEA OBLIGATORIO INCLUIR UN MANUAL?

Más que determinar una serie de categorías en las cuales, si haga falta obligatoriamente un manual, más bien hay que tener en cuenta las características del producto. Si el uso del producto es obvio, y el fabricante asegura que su uso es totalmente fiable, en este caso no necesitaremos un manual de producto.

Si nos enfocamos de nuevo a la industria de los juguetes, podríamos como ejemplo que, un animal de peluche no necesitará manual, pero un scooter de juguete recargable mediante batería, si que necesitará al menos un pequeño manual donde se detalle su correcto uso.

En caso de que queramos tener una indicación de qué productos necesitan un manual de usuario obligatorio, podemos encontrar las categorías de productos relevantes en el sitio web específico de la UE.

Algunas de las categorías en las que si es obligatorio un manual de usuario serian: Calderas, elevadores, maquinaria, accesorios médicos, algunos tipos de juguetes, etc.

¿QUÉ TIPO DE INFORMACIÓN DEBEMOS INCLUIR EN UN MANUAL?

En cualquier manual del usuario, se deben incluir diferentes tipos de información. Es decir, no solo debemos limitarnos en introducir instrucciones para el uso diario del producto.

En primer lugar, el manual debe incluir un índice de contenidos organizado, que ofrezca una visión general clara de todos los capítulos.

No importa si un manual de usuario es una tarjeta plegada, un folleto o un libro que contenga decenas o cientos de páginas. La extensión es lo de menos mientras contenga toda la información relativa al producto.

Un índice permite escanear la información fácilmente, lo cual es esencial para cualquier manual. La pregunta es: ¿Qué capítulos deben estar en un manual de usuario?

En términos generales, debemos incluir lo siguiente: 

• Instrucciones sobre cómo instalar el producto.
• Un resumen de las partes relevantes y los nombres de las partes del producto.
• Instrucciones de seguridad.
• Información sobre cómo usar el producto.
• Explicación sobre cómo recargar y / o rellenar el producto.
• Procedimientos sobre cómo desechar el producto de una manera respetuosa con el medio ambiente.

INFORMACIÓN ESPECÍFICA PARA CATEGORÍAS DETERMINADAS

Si queremos saber a ciencia cierta qué información específica se necesita para una determinada categoría, es mejor visitar el sitio de la UE exclusivo para la industria de nuestro producto.

Este portal es importante por varias razones. La primera es que, le da a cualquier importador un resumen de todos los pasos necesarios para obtener una marca CE oficial del producto.

Esta marca, es la que indica que cumple con la directiva de la UE correspondiente. Es de vital importancia, tal y como hemos hablado en otros posts, el estar informado de los requerimientos que se exigen a cada producto para la certificación CE, ya que, esta es la única forma de evitar futuros problemas tanto en aduanas como cuando comercialicemos el producto.

Por otro lado, los portales específicos que hablan de los requerimientos de un producto concreto permiten conocer todos los requisitos específicos del producto, los cuales, deben cumplirse.

Por último, los requerimientos de las Directivas de la UE son indicativos de los requisitos del resto del mundo, lo que significa que, si conseguimos colocar una marca CE en nuestro producto, este producto podrá empezar a comercializarse prácticamente en cualquier país.

¿EN QUÉ IDIOMA DEBEN DE ESTAR LOS MANUALES DE USUARIO?

Aunque muchas Directivas de la UE no establecen explícitamente que un manual de usuario debe estar escrito en un idioma determinado, el manual deberá adaptarse al idioma local del país importador por diferentes razones. 

Entre algunas de las razones, porque las directivas relevantes de la UE establecen que un manual de usuario debe ser lo más comprensible posible, entre otras cosas, por reglas de seguridad.

Por regla general, con que el manual esté en inglés es suficiente. Pero es importante decir que cualquier manual de usuario debe publicarse en el idioma oficial o en los idiomas oficiales del estado miembro en cuestión.